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Como otimizar processos com a importação de arquivos XML

Escrito por Finanças 360°

Com o surgimento do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e do projeto da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), apareceu um termo importante e que precisa ser considerado pelas organizações: a importação XML. É a partir desse arquivo que você pode automatizar funções e ganhar em produtividade.

Mas por que isso acontece? A resposta é simples: o XML representa a versão digital da NF-e. Implementado desde 2005, esse arquivo simplifica o processo de emissão de notas e reduz a burocracia para as empresas. No entanto, esse objetivo só é conquistado se você otimizar os processos e saber exatamente o que fazer.

Esse é o tema deste post. Aqui, veremos o que é o XML, como abrir esse formato, sua importância, obrigações legais, de que forma pode ser importado e quais tecnologias contribuem para esse procedimento.

A partir desse conhecimento, você obterá mais produtividade e garantirá mais eficiência operacional. Gostou? Então, acompanhe!

O que são arquivos XML e a NF-e?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o documento que registra as transações comerciais realizadas entre pessoas jurídicas ou com destinatários que estão em estado diferente do emissor. Esse formato tem o objetivo de substituir o modelo anterior, que era em papel.

Antes do Sped e da consequente digitalização do processo, a emissão da NF-e era feita por meio de talões confeccionados com autorização do Fisco. O arquivo deveria estar correto e sem rasuras. Caso contrário, era cancelado.

Com isso, havia muito desperdício de papel e prejuízo para as organizações. Desde 2005, esse processo foi modificado e a NF-e passou a ser totalmente digital. A emissão é feita por meio de uma solução específica e é encaminhada ao comprador por e-mail.

Para garantir a validade da transação, é utilizado o certificado digital, que assinará digitalmente o documento e comprovará a veracidade das informações. Nesse momento, qual é o papel do XML?

Esse arquivo, cuja sigla significa Extensible Markup Language (ou linguagem de marcação extensível, em tradução literal), é a versão digital da nota, condizente com o padrão nacional de escrituração fiscal. Ele é um formato de registro e transmissão das informações da nota, com a função apenas de consulta e armazenamento eletrônico.

Entre os dados obrigatórios no XML estão os de:

  • NF-e — por exemplo, série, modelo, datas de emissão e saída/entrada, número e valor total;
  • emitente — como razão social, nome, endereço, CNPJ, código do município do fato gerador do ICMS e inscrição estadual;
  • destinatário — entre eles, inscrição estadual, razão social, nome, endereço e CNPJ;
  • produtos e serviços — como quantidade, descrição, valor e unidade comercial;
  • ICMS — por exemplo, base de cálculo, valores do frete, dos produtos e do seguro, PIS, Cofins, IPI e substituição;
  • transporte — entre eles, dados do transportador (endereço e CNPJ), modalidade de frete, volume movimentado (pesos líquido e bruto, e quantidade), informações sobre o veículo (RNTC e placa);
  • cobrança — por exemplo, forma de pagamento e endereço;
  • informações adicionais como a fonte de impressão do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) e outras de interesse do contribuinte.

Nesse momento, vale a pena destacar que o Danfe é o arquivo que acompanha a mercadoria em sua movimentação. Ele descreve as principais informações da NFe, porém não tem qualquer representatividade da nota. Por isso, inexiste qualquer valor fiscal nesse documento e sua obrigatoriedade é exclusiva ao deslocamento da carga.

Já o XML deve ser armazenado pelo prazo mínimo de 5 anos pelo fornecedor e também pelo comprador. Ele também é necessário em caso de troca de produto e pode até gerar multa em caso de perda.

Como abrir esses formatos de arquivos?

O XML tem como característica ser lido por diferentes tipos de software e a capacidade de integração a diversas linguagens de programação, peculiaridade que também facilita sua leitura e escrita. Algumas diferenças desse arquivo são: 

  • oferta de suporte para texto puro com possibilidade de separar o conteúdo por formatação;
  • legibilidade e simplicidade para computadores e humanos;
  • inserção de tags;
  • interligação com bancos de dados.

A leitura apropriada desse formato exige um leitor específico, que pode ser o da própria Receita Federal — disponível exclusivamente para Linux e Windows. Outra alternativa é escolher a modalidade online, como:

  • Leitor XML: permite visualizar e ler arquivos enviando-os para o site;
  • FreeNFe: possibilita a visualização e conversão do XML para PDF;
  • XML Viewer: oferta a visualização, formatação e conversão dos arquivos com facilidade.

Você também pode converter o XML em outro formato mais utilizado, especialmente para dispositivos móveis, como o PDF. Nesse caso, basta utilizar alguma solução que permita essa conversão, como o FreeNFe, como indicamos, mas também o XML Grid — que transforma para o CSV — e o Cool Utils — que favorece a mudança para PDF, TIFF, HTML, JPG e outras extensões.

Por fim, alguns editores de texto têm a capacidade de ler a extensão XML e, por isso, permitem abrir esse tipo de arquivo. É o caso do Bloco de Notas, Notepad++ e TextEdit. A partir da abertura desse documento, você tem acesso às informações da NF-e, já que aquele arquivo representa a verdadeira nota fiscal. 

No entanto, vale a pena destacar que o arquivo pode estar totalmente desconfigurado ou ilegível. Portanto, é melhor utilizar um leitor apropriado. Lembre-se ainda de que é preciso ter a chave de acesso, que é composta por 44 dígitos presentes no Danfe. Assim, você pode consultar as informações da NF-e.

Basta digitar esse código e os 6 caracteres da imagem captcha no portal da Sefaz. O último requisito é deixar o navegador habilitado para cookies para garantir um desempenho melhor do site. 

O software utilizado, quando for o caso, também se torna um repositório online, que armazena diferentes notas e permitem uma configuração específica para facilitar seu acesso. Por fim, é possível aplicar filtros para a localização e você ainda tem a garantia de backups automáticos e recorrentes, que impedem a perda de dados e arquivos.

Qual a importância deles?

O arquivo XML é aquele que possui validade fiscal e contábil. Por isso, é o único que obrigatoriamente deve ser armazenado pelo tempo previsto na legislação. Ele é gerado pela emissão da NF-e e comprova a propriedade sobre o serviço ou bem adquirido.

Também é por meio desse arquivo que o governo federal, municipal ou estadual pode verificar os detalhes das transações. Por isso, esse documento tem como função interagir com os sistemas da Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) e com os softwares emissores de NF-e, Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) e Carta de Correção Eletrônica (CCe), entre outros.

Por suas características, o XML consegue agilizar e simplificar o processo fiscal digital. Ele também automatiza os processos e reduz a possibilidade de sonegações, fraudes e erros. Isso acontece pelo controle rígido que pode ser executado em relação às notas emitidas contra o CNPJ da sua empresa.

Basta analisá-las e, caso seja identificado algo estranho, fazer a Manifestação do Destinatário, que contestará a nota emitida. Por isso, é fácil compreender que o XML é mais do que a representação da NF-e. Ele também possibilita gerar relatórios e obter informações precisas que ajudarão a tomar decisões mais acertadas.

Além disso, outros benefícios desse arquivo são integrar informações e reduzir os custos com papeladas fiscais. Com isso, é possível direcionar os recursos organizacionais para uma atuação mais estratégica, por exemplo, para melhorar os serviços prestados e aumentar a produção.

Perceba que essas vantagens também contribuem significativamente para a fluidez do fluxo de trabalho e para a execução de atividades importantes, como a gestão financeira e o controle de vendas eficiente. Por meio do arquivo XML, sua equipe já consegue saber antecipadamente quais são as contas a pagar e a receber, assim como o prazo de cada uma delas.

Além disso, com a ajuda de um software seguro para a gestão financeira, você alia esses benefícios à conciliação automática de vendas em cartão de crédito, medida que simplifica o fluxo de caixa e a geração da Demonstração de Resultados do Exercício (DRE).

Quais são as obrigações legais?

Este post já demonstrou que NF-e, XML e Danfe são complementares e fazem parte de uma única operação, mas têm funções diferentes. Portanto, é indispensável conhecer todas as obrigações referentes ao processo de emissão da nota fiscal ao comercializar produtos e serviços.

Veja, a seguir, quais são as responsabilidades que devem ser cumpridas.

Emissão da NF-e conforme o Protocolo ICMS 10

Essa diretriz foi publicada em 2007 pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) e deve ser seguida desde então. Em 2017, foram realizadas algumas alterações em relação à substituição tributária nas operações com produtos eletroeletrônicos, eletrodomésticos e eletrônicos.

De qualquer forma, devem ser cumpridos os prazos e orientações, assim como a obrigatoriedade de emissão da NF-e por parte de alguns Códigos Nacionais de Atividade Econômica (CNAEs). O Microempreendedor Individual (MEI) está isento dessa responsabilidade para a venda de produtos ou serviços para pessoa física, mas se desejar expedir a nota fiscal, deve cumprir os mesmos requisitos.

Obrigatoriedade do Danfe no transporte da mercadoria 

Esse documento auxiliar é exigido em qualquer movimentação de mercadorias. Caso o transportador esteja sem esse arquivo, pode ser multado e até ter a carga apreendida em caso de fiscalização. 

O Danfe deve ser impresso individualmente para cada NF-e emitida. Apesar disso, isenta a empresa de armazenamento por inexistir validade fiscal ou jurídica nesse arquivo.

Emissão de um XML para cada NF-e

Esse arquivo deve ser emitido para cada caso e essa é uma obrigação legal da empresa. Apesar de não ser enviado junto com a mercadoria, é encaminhado ao cliente por e-mail e representa a versão digital da nota fiscal. Por isso, deve estar disponível para download no site da empresa que vende o produto ou serviço.

É importante reforçar que é exigido seu armazenamento pelo período mínimo de 5 anos. Dois motivos para essa obrigatoriedade são a premissa de apresentação desse arquivo em caso de troca de produto ou de fiscalização da Receita Federal. Se essa última regra for descumprida, a empresa pode ser multada.

Armazenamento dos arquivos em um local confiável e seguro

Essa é uma obrigatoriedade implícita, já que existe a exigência de salvar o documento por 5 anos. Para evitar problemas, o ideal é usar um sistema de cloud computing, que deixará o XML protegido e evitará sua perda. Além disso, mesmo que haja algum problema com a solução da computação em nuvem, o arquivo pode ser facilmente recuperado.

Como criar e ler as informações do XML?

Esse arquivo é gerado automaticamente com a NF-e e o processo é realizado pelo emissor da nota. As informações repassadas pelo usuário — como cliente e produtos — contribuirão para formar o arquivo corretamente. Já o certificado digital garantirá sua validade jurídica.

O XML é formatado para a leitura do computador, de forma não humana. Por isso, é necessário ter um leitor específico ou abrir em um editor de texto, como especificamos anteriormente. No último caso, serão copiados os dados da configuração do arquivo. Para entendê-lo, é importante conhecer as seguintes especificações:

  • nNF: número da NF-e;
  • dEmi: data de emissão;
  • emit – CNPJ: CNPJ do emissor;
  • emit – xNome: nome do emissor do documento fiscal;
  • dest – CNPJ: CNPJ do destinatário;
  • dest – xNome: nome do destinatário do documento fiscal.

Com esses dados, fica mais fácil entender as informações especificadas no arquivo ao abri-lo em um editor de texto. Ainda assim, vale a pena fazer a leitura por meio de um sistema específico, que trará os dados de maneira mais legível e objetiva. 

Como fazer a importação do XML?

A organização dos arquivos XML é altamente relevante para garantir o acesso fácil e rápido aos documentos. Porém, se você ignorar essa orientação, pode ter muitos problemas e terá que perder um tempo precioso para transcrever o que poderia ser feito com poucos cliques.

Entre os riscos de ignorar a importação do XML estão:

  • recebimento de notas fiscais canceladas;
  • desconhecimento de NF-e emitidas;
  • falta de registro dos documentos;
  • redução da produtividade;
  • erros de escrituração contábil e fiscal;
  • custo de mão de obra elevado.

Por isso, esse procedimento deve ser primeiramente feito diretamente pelo site da Sefaz e depois pelo software de gestão financeira que sua empresa utiliza. As duas ações são complementares, como você verá a seguir. Veja esses dois passos:

Exportação dos dados pelo site da Sefaz

O primeiro passo é abrir o emissor e exportar as notas que estão cadastradas no sistema. Para isso, é preciso clicar no menu “Notas fiscais” e selecionar “Gerenciar notas”. Aparecerá uma lista com diferentes NF-e. Escolha aquelas das quais você deseja importar os dados.

Em seguida, clique em “Exportar”, localizado no final da lista. Uma nova janela abrirá e você pode selecionar o arquivo, que deve ser o XML. Escolha em que pasta os documentos ficarão armazenados, clicando em “Localizar”.

Importação pelo sistema de gestão 

Os XMLs armazenados em seu computador servirão como base para a importação dos dados pelo ERP. Aqui, haverá alterações dependendo da solução utilizada. De toda forma, deve haver um menu “Importar dados” ou “Upload”. Ao selecionar essa opção, deve abrir a possibilidade de obter as informações desejadas.

Se for necessário escolher entre notas de compras e de vendas, opte pela segunda alternativa. Selecione os documentos salvos no computador e dos quais os dados devem ser importados. Pode haver alguma limitação pelo sistema, por exemplo, 100 arquivos de uma vez. Por isso, vale a pena se informar a esse respeito.

Depois de clicar em “Importar”, o software deve fazer o processo automaticamente. O recomendado é conferir as informações para evitar problemas e garantir que o procedimento foi executado com perfeição.

Esses dois passos são os essenciais para fazer a importação do XML. Ainda há algumas dicas que complementam essa atividade e garantem seu sucesso. As principais estão listadas a seguir.

Cadastre os produtos adquiridos e seus fornecedores

A ideia aqui é ter um código interno para cada item com sua respectiva descrição e unidade de medida. Assim, é mais fácil localizar o registro do produto e caracterizá-lo. Aproveite para também inserir o fornecedor, que pode ser outro cadastro interno.

Determine códigos externos de produtos comprados por fornecedor

Essa vinculação entre o cadastro do produto e seu fornecedor exige um código externo de identificação. A medida é essencial porque o registro interno utilizado costuma ser diferente daquele usado pelo fornecedor para encaminhar o item a sua empresa.

Um exemplo evidencia essa necessidade. Imagine que você cadastrou o produto X com o código “PAR-001”. Esse item tem 3 fornecedores: A, B e C. Cada um deles tem seu respectivo código.

Para que o sistema compreenda a ligação entre a mercadoria e o fornecedor, é preciso identificar os possíveis nomes que o produto pode ter ao ser comprado de cada um dos fornecedores. Caso o B tenha mais de um código, por exemplo, é preciso fazer o apontamento correto no cadastro para evitar problemas.

Crie regras de tributação específicas

A importação de dados nem sempre é suficiente, especialmente para a tributação. O ideal é configurar regras específicas para a compra de material, a partir de cada imposto e suas alíquotas.

Imagine que, no exemplo anterior, um fornecedor usou o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) “5101 – Venda de produção do estabelecimento”. Se a importação XML for feita sem parametrização de tributos, a nota de compra é registrada com o código de venda.

Por isso, o recomendado é fazer a padronização das operações de compra referentes aos respectivos CFOPs. Dessa maneira, o próprio sistema pode aplicar o código correto e identificar as diretrizes adequadas de tributação, com o consequente cálculo dos créditos de impostos.

Em suma, todas essas indicações visam à alimentação do ERP com informações precisas. Elas são essenciais para garantir um processo de importação adequado e sem erros. Portanto, sempre verifique preços, produtos, tributos, quantidades e outros quesitos importantes.

Se houver alguma divergência, reconfigure e processe novamente a importação dos dados XML. É assim que você assegurará um procedimento correto e de acordo com as obrigações legais e parametrizações exigidas pelo Fisco.

Quais tecnologias auxiliam a importação e a leitura de XML?

O controle de vendas e de outras atividades proporcionado pela otimização do processo de importação do XML é facilitado com algumas tecnologias específicas. É fundamental conhecê-las e compreender suas funcionalidades para garantir o melhor retorno possível para o seu negócio.

Por isso, listamos em seguida as principais. Confira:

Sistema de gestão online

Esse software, que serve para a gestão empresarial, tem como foco principal a integração de diferentes informações provenientes do seu negócio. A partir dele, é possível gerenciar os XMLs eletronicamente por meio do e-mail ou de um diretório definido. 

Além disso, a nota lançada no sistema é encontrada facilmente pelos filtros que podem ser aplicados. O Danfe e o arquivo XML ainda podem ser visualizados, assim como pode ser realizada a conferência das compras.

As vantagens são fazer um controle adequado de compras e estoque. Os dados incorporados ainda agilizam os processos e otimizam o tempo gasto, porque simplificam a importação de dados.

Software de gestão financeira

Essa é outra solução que facilita a leitura dos XMLs. A funcionalidade é necessária por conta do lançamento de despesas e receitas, que ainda deve contar com opções de parcelamento, plano de contas e competência e rateios por centro de custo.

O indicado é que seja um sistema web com hospedagem em site seguro, sem exigir a instalação de qualquer software na sua máquina. Isso garante backups automáticos e atualizações frequentes sem ônus ou problemas. Perceba também que esse sistema garante um bom fluxo de caixa e facilita na hora de elaborar a DRE. 

Em resumo, é possível utilizar o leitor oferecido pela Sefaz ou até mesmo os disponíveis online. Porém, eles são bastante restritos e, em alguns casos, nem sempre totalmente seguros.

É por isso que o recomendado é apostar em soluções específicas, como os softwares de gestão, que são bastante ágeis e impedem o vazamento de dados. O resultado é a importação XML sem complicações e erros, e com garantia de sucesso e otimização. 

A Finanças 360º tem um sistema com essa funcionalidade, entre outras, como conciliação bancária e de cartões, fluxo de caixa, DRE e conferência de caixa. Entre em contato conosco e veja como nosso software pode ajudar sua franquia a alcançar melhores resultados.

Sobre o autor

Finanças 360°

Somos uma startup com a missão de facilitar o gerenciamento financeiro de pequenos e médios varejistas. Para isso, desenvolvemos um sistema de gestão financeira que faz conciliação automática de cartões, conciliação bancária, gerenciamento de contas a pagar e contas a receber, fluxo de caixa e DRE. Criamos esse blog com o intuito de compartilhar nossas experiências e fazer desse espaço um lugar de muita troca de conhecimentos.

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