Finanças

Conciliação de Cartão: Ajudando a Otimizar o Tempo

Escrito por F360°

O aumento no uso dos cartões de crédito e débito como meio de pagamento trouxe um grande desafio para as empresas. Pagar com o cartão traz uma enorme vantagem para clientes — pois proporciona comodidade e segurança nas compras — mas, por outro lado, o seu uso obriga os varejistas a gerenciar todo o processo de pagamento e recebimento dessas transações — a chamada conciliação de cartão.

Uma única empresa pode realizar dezenas, centenas e até milhares de vendas diariamente por meio do uso do cartão. Como saber se todos os pagamentos foram registrados corretamente? Como conferir se a taxa cobrada pela administradora está sendo descontada no valor certo? Como monitorar quantos cancelamentos e chargebacks acontecem por dia?

É fundamental que a empresa tenha total conhecimento sobre tudo o que ocorre em seu fluxo de caixa, de forma rápida, prática e precisa. Em meio a tantas transações, provenientes de diferentes operadoras, a única forma de garantir isso é por meio de um processo da conciliação dos valores repassados pelas operadoras de cartão.

No entanto, se você não consegue realizar a conciliação da sua empresa corretamente, ou se ainda não entendeu por que ela é importante, não se preocupe. Neste artigo vamos apresentar tudo sobre esse processo, mostrando, de fato, o que é conciliação de cartão, ensinando o que é necessário para fazê-la e destacando todas as vantagens que uma conciliação bem-feita pode trazer para a sua empresa. Confira!

O que é a conciliação de cartão?

Nos dias de hoje, a facilidade que o público tem em realizar compras e o aumento no consumo são fatores que fazem com que todo comerciante precise lidar com um número crescente de vendas.

Graças a isso — e ao uso cada vez maior dos cartões como meio de pagamento — as empresas são obrigadas a investir em um sistema especial para analisar e confirmar se nada de errado está acontecendo com suas transações. Essa é a função da conciliação de cartão.

A conciliação consiste em verificar a situação de todas as compras pagas com cartão de débito ou crédito — analisando principalmente se elas foram devidamente aprovadas pelas administradoras e se estão dentro do que foi acordado com a operadora do cartão. Em meio a centenas de transações diárias, a conciliação de cartão tem a função de:

  • Conferir se os valores repassados pela operadora do cartão estão corretos;
  • Verificar se as taxas administrativas são as mesmas negociadas previamente;
  • Checar se o aluguel do POS (Point of Sale – ponto de venda) está sendo descontado no valor e na frequência corretos;
  • Identificar quantos cancelamentos de venda ocorrem por dia, e como eles ocorrem;
  • Apontar em quantos cancelamentos de vendas o vendedor terá direito ao ressarcimento;
  • Identificar o surgimento de chargebacks;
  • Controlar as antecipações de recebíveis;
  • Mostrar quanto o lojista tem a receber futuramente pelas vendas atuais – fundamental para gestão de fluxo de caixa..

Os componentes da Conciliação de Cartão

O processo da conciliação de cartão envolve três entidades diferentes: a própria empresa, a operadora/administradora do cartão e o banco onde os valores são depositados. Cada um dos três deve ser tratado de forma diferente, com objetivos, rotinas e análises específicas.

1. Conciliação de Venda:

A conciliação de venda analisará unicamente as informações registradas no sistema comercial da empresa — ou seja, todas as transações que estiverem registradas em seu software de PDV — em relação às informações fornecidas pelas administradoras de cartão.

Ao realizar essa comparação, a empresa consegue estudar os dados das transações realizadas no período. As questões que a conciliação de vendas evidenciará são:

  1. Divergências dos valores registrados: ela informa se existe diferença no valor da transação e se o erro ocorreu por parte da empresa ou por parte da operadora.
  2. Vendas canceladas: discrimina todos os cancelamentos devidamente realizados e reconhecidos pelo usuário do cartão, pela empresa e pela operadora.
  3. Vendas não acatadas pela administradora: elenca as vendas que foram processadas no PDV, porém não foram acatadas pela administradora.

2. Conciliação da Administradora do Cartão:

Após a conciliação das vendas, é fundamental que acompanhe o recebimento dos valores previstos em seu fluxo de caixa, com isso, a conciliação junto à administradora consiste em comparar os dados registrados no extrato de venda das administradoras do cartão com o extrato de pagamento das próprias administradoras. Ela evidencia se cada transação foi devidamente recebida ou não.

O resultado dessa conciliação permite apurar todas as questões relativas a:

  1. Divergências de valores recebidos: informa diferenças nos valores efetivamente pagos pela administradora à empresa. Esses valores correspondem à venda integral ou à parcela de vendas a prazo recebidas no período e são descontadas da taxa de administração cobrada pela administradora por modalidade de venda (crédito, débito ou parcelado).
  2. Divergência de datas: evidencia diferenças na data prevista de pagamento no momento da venda, com a data em que o pagamento foi realizado de fato.
  3. Confirmação de vendas canceladas: confirma se todas as vendas canceladas foram descontadas dos valores a serem recebidos.
  4. Chargeback: confirma se todos os chargebacks foram descontados – é importante o lojista acompanhar e verificar se esses valores deveriam ser descontados ou não.
  5. Divergências de taxas pagas: informa se existe diferença nas taxas negociadas pela empresa com as administradoras e as taxas que são de fato descontadas no momento do pagamento.
  6. Antecipações de recebíveis: permite que a empresa ajuste seu fluxo de caixa de acordo com isso. Também permite controlar e conhecer as taxas cobradas por essa antecipação e compará-las com as taxas negociadas, acompanhando qual foi o custo financeiro dessa operação.

3. Conciliação Bancária:

A conciliação bancária consiste em confrontar as informações contidas no extrato das administradoras de cartão com o extrato de conta-corrente dos bancos. O resultado da conciliação bancária informará possíveis diferenças nos valores recebidos em conta, em relação aos valores informados pelas administradoras.

A função dessa etapa da conciliação é atestar se tudo aquilo que a empresa espera receber em uma determinada data corresponde com os créditos depositados em conta-corrente — depois de todos descontos possíveis e já previstos nas demais etapas.

Por que fazer a conciliação de cartão?

São vários os benefícios de implantar um sistema de conciliação de cartão em sua empresa. Confira os principais abaixo:

Controle financeiro dos recebíveis

Ao cruzar os valores das vendas realizadas com os extratos das operadoras, a empresa tem a visualização exata daquilo que faturou, do que recebeu, das vendas canceladas e das antecipações — além de conseguir acompanhar com precisão as taxas cobradas pelas operadoras.

Assim, com um sistema de conciliação de cartão, o empresário garante o controle total de seus recebíveis, tendo a noção clara de tudo que vai entrar e sair do caixa da empresa.

Centralização de informações

Com um sistema de conciliação de cartões, sua empresa poderá reunir e consolidar uma variedade imensa de dados ao mesmo tempo. Será possível reunir informações das vendas — vendas realizadas, previsão de recebimento e recebimentos ocorridos — de todos os estabelecimentos, de diferentes operadoras de cartão e de qualquer período.

O resultado disso é a visualização sistemática de toda a rotina financeira da empresa, com todas as informações classificadas em um único ambiente, de forma clara e descomplicada.

Diminuição de erros e aumento na produtividade

Ao focar menos na execução e mais na gestão dos dados recolhidos, a equipe passa a aproveitar melhor seu o tempo na análise das informações. Isso só é possível com uma boa solução de conciliação de vendas, que automatize e facilite esse processo.

Ter à sua disposição um sistema que aponte as possíveis diferenças entre os valores vendidos e os valores a receber significa uma enorme economia de tempo e esforço. Além disso, uma boa rotina de conciliação garante o aumento na produtividade do time e uma menor possibilidade de erros nos valores auferidos.

Conferência de taxas e serviços

Ao firmar contrato com a operadora, a empresa paga uma taxa sobre todas as vendas que realizar. O problema é que, muitas vezes, essa taxa não é conferida ao longo do tempo — seja por descuido ou por falta de tempo.

No entanto, saber se você está pagando exatamente o que foi acordado é uma das principais funcionalidades da conciliação — principalmente quanto às taxas da “maquininha do cartão – POS”. Conferir se esses custos estão sendo cobrados no valor correto faz parte do controle de custos de sua empresa.

Controle de cancelamentos

Uma venda cancelada que não é estornada ao cliente pode se transformar em um grande problema para o empresário. Existe o risco de uma ação judicial, e só o risco de indenização — bem como toda a preocupação que isso envolve — já vale o investimento em um sistema de conciliação que cuide dos cancelamentos. Ao informar instantaneamente que uma transação foi efetivamente cancelada, a empresa evita esse tipo de situação.

Controle de chargeback

Os chargebacks representam uma grande dor de cabeça para qualquer lojista. Eles acontecem quando o titular do cartão não reconhece a origem da compra. Ou seja, o lojista vende e depois descobre que o valor da venda não será creditado porque a compra foi considerada inválida. Se o valor já tiver sido creditado ele será imediatamente estornado.

Por isso, ter à disposição um sistema que acompanhe e controle a existência de chargeback — e diminua o risco de perdas — é mais uma forma do empresário minimizar os problemas nas vendas realizadas com cartão.

Antecipação planejada

A antecipação dos recebíveis é uma prática comum em diversas empresas. Porém, pela falta de um controle mais exato, muitas vezes o gestor não sabe ao certo quanto tem direito a receber e pode perder tempo até conferir os valores em uma conciliação.

Como a conciliação de cartão é feita?

A conciliação nada mais é do que confrontar o extrato fornecido pelas empresas responsáveis pela administração dos cartões com o extrato de controle interno da empresa. A partir disso, apura-se se o que foi vendido realmente está sendo computado pelas operadoras da forma correta. Isso pode ser feito de duas maneiras: manual ou eletrônica.

Na primeira, o funcionário confere, por meio de uma lista, todas as vendas por cartão realizadas no dia, uma por uma. Dependendo do volume de faturamento da empresa, essa atividade pode ser bem trabalhosa e levar um tempo considerável — horas que poderiam ser destinadas a atividades mais importantes.

Já a conciliação eletrônica é muito mais prática e precisa, funcionando por meio de um sistema conciliador já integrado ao software de gestão financeira da empresa. Por ser automática, ela consegue apontar todas as divergências e dados em tempo recorde — destacando apenas as operações que deverão ser checadas e facilitando a resolução do problema.

Documentos necessários para realizar a conciliação

O bom andamento de uma conciliação está em conseguir identificar diretamente a causa da divergência, descobrindo quando, como, onde e em qual transação ela ocorreu — para posteriormente trabalhar na solução desse problema.

Para que isso aconteça, a conciliação deve ser realizada com todas informações referentes às vendas da empresa. Só será possível conferir transação a transação desde o momento da efetivação da venda até o ciclo final do seu recebimento, se a empresa tiver em mãos todos os registros, dados e documentos referentes a ela.

Os três principais relatórios necessários para realizar as etapas de uma conciliação de cartão são:

1. Relatório de Vendas da Empresa

O arquivo de vendas da empresa é o registro de todas as vendas realizadas por ela durante determinado período. Ele pode ser gerado através do sistema ERP da empresa, do sistema de Vendas de Frente de Caixa ou e-commerce ou dos registros e planilhas manuais feitos pelo próprio comerciante.

O importante, nesse caso, é que um relatório de vendas contenha os dados sobre toda transação com cartão realizada pela empresa, como:

  • O tipo de pagamento (crédito ou débito);
  • O Número de Autorização da Transação (NSU);
  • O valor da transação;
  • A data da venda.

Serão exatamente esses os dados que a conciliação confrontará com os dados dos Extratos de Venda e Pagamento das operadoras.

2. Extrato de Vendas e Pagamentos da Operadora

O Extrato de Venda fornecido pela operadora do cartão é o documento que informa todas as transações de vendas ocorridas no dia anterior. O Extrato de Pagamento da operadora contém o registro detalhado dos pagamentos efetuados naquela data, referente às transações parceladas, débito ou crédito à vista.

O extrato também permite filtrar as informações por datas e a visualizar o saldo de lançamentos futuros. Essas informações são disponibilizadas pelas operadoras, por meio da internet — porém, para visualizá-las, é necessário acessar cada operadora separadamente, explorando os lançamentos na própria tela.

Uma forma mais fácil de obter todos os extratos detalhados de Vendas e de Pagamentos é solicitar às operadoras de cartão a disponibilização dos extratos EDI (Electronic Data Interchange, ou Intercâmbio Eletrônico de Dados) por meio de uma rede de dados contratada. Esse processo garante a segurança das informações contidas nos extratos e permite uma conciliação muito mais completa e detalhada.

3. Extrato Bancário

Com o extrato bancário é possível conferir com precisão se todos os créditos informados detalhadamente pelas operadoras no momento do seu pagamento foram creditados na conta bancária.

 

Passo a passo para realizar a conciliação de cartão

Recomenda-se que conciliação de cartões de crédito e débito seja feita diariamente. Veja abaixo o passo a passo de como realizá-la de forma efetiva:

1º Passo: Registrar as vendas realizadas com cartões

Essa etapa consiste no registro de todas as vendas que o estabelecimento efetuou. Nela deve ser informado como foi a forma de pagamento (débito, crédito à vista ou crédito parcelado), a data e o valor da venda.

Esse não é um procedimento específico para a conciliação. O registro das informações de venda é útil não só para a verificação posterior, mas também para diversos outros departamentos da empresa.

2º Passo: Gerar o relatório dos valores repassados pelas operadoras de cartões

As operadoras de cartões disponibilizam na internet o relatório com os valores que foram repassados para a empresa. Ao retirar esse documento, o estabelecimento verifica como a operadora está registrando o valor bruto das vendas, as taxas cobradas em cada operação, o valor líquido ou resultante (sem as taxas) e o código de autorização para identificar a venda com seu respectivo recebimento.

3º Passo: Conferir os lançamentos nos extratos com relatório de controle de vendas

Com o relatório de vendas, o extrato das operadoras e o extrato da conta-corrente em mãos, começa a conciliação dos valores. Várias questões devem ser observadas ao realizar a conferência:

  • As taxas aplicadas em cada operação são as mesmas estabelecidas em contrato?
  • O prazo de recebimento está dentro do estipulado?
  • Os valores mostrados no extrato da operadora foram creditados corretamente na conta bancária?
  • As vendas registradas pela empresa foram efetivamente recebidas ou existe alguma provisão de pagamentos futuros no extrato da operadora?

Caso haja alguma divergência nos pontos citados, a empresa precisa entrar em contato imediatamente com a operadora de cartões para averiguar o que está acontecendo.

4º Passo: Correção de lançamentos

Se o problema for o registro de vendas que não aconteceram ou a presença de valores incorretos nos lançamentos da empresa, é preciso localizar a origem do erro e corrigi-lo — sempre com o cuidado de preservar os registros coerentes com as transações realizadas.

Após realizar os quatro passos citados, o objetivo da conciliação é alcançado: as vendas, a conta bancária e o extrato da operadora de cartões estarão todos alinhados e com o mesmo saldo.

 

Pronto para começar a fazer a conciliação de suas vendas? Deixe seu comentário com dúvidas ou dicas sobre esse tema. Vamos adorar bater um papo com você sobre isso.

Sobre o autor

F360°

Somos uma startup com a missão de facilitar o gerenciamento financeiro de pequenos e médios varejistas. Para isso, desenvolvemos um sistema de gestão financeira que faz conciliação automática de cartões, conciliação bancária, gerenciamento de contas a pagar e contas a receber, fluxo de caixa e DRE. Criamos esse blog com o intuito de compartilhar nossas experiências e fazer desse espaço um lugar de muita troca de conhecimentos.

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