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Tudo o que você precisa saber para fazer o seu orçamento empresarial

Escrito por Finanças 360°

Pouco importa se você abriu um negócio do zero ou se tem uma unidade franqueada: o orçamento empresarial é fundamental. Esse é um item indispensável para o planejamento, medida que ajuda a alcançar os objetivos traçados mais facilmente.

Por meio dele é possível fazer o controle das operações do negócio, independentemente do porte ou do segmento de atuação da sua empresa. Esse instrumento também determina como as operações devem transcorrer durante o prazo mínimo de 1 ano, o que fornece a você uma visão ampliada do negócio e uma expectativa aproximada para o futuro.

No entanto, ainda existem algumas questões que precisam ser respondidas: o que é o orçamento empresarial? Qual sua importância? Como elaborá-lo? Continue a leitura deste post e saiba mais!

O orçamento empresarial e sua importância

Os empreendedores geralmente têm como objetivo crescer e lucrar, mas você sabe quanto espera efetivamente faturar no ano que vem? E nos próximos 3 ou 5 anos? Tem uma ideia dos custos que terá e das despesas operacionais?

Todos esses aspectos são relevantes porque, como diz o ditado, “se você não sabe para onde vai, qualquer caminho é válido”. É aí que entra o orçamento da empresa. Esse instrumento prevê o planejamento de despesas, ganhos e investimentos que o negócio terá em um período predeterminado.

Geralmente, sua elaboração é válida para um intervalo de tempo que varia de 1 a 3 anos. No entanto, dependendo do porte da empresa e do segmento em que atua, pode chegar a 10 anos ou mais.

Os itens que devem constar no orçamento são:

  • despesas;

  • receitas;

  • investimentos;

  • fluxo de caixa projetado;

  • empréstimos;

  • ativo fixo, ou seja, bens destinados à manutenção do negócio em funcionamento;

  • custos da produção.

Nesse momento, é importante perceber que a previsão está embasada em uma avaliação objetiva do futuro. Por mais que seja recomendado considerar o histórico da organização, existem muitos outros aspectos que precisam ser analisados. Dessa forma você conseguirá o equilíbrio necessário entre iniciativas, objetivos estratégicos e meios financeiros.

A relevância e o planejamento

O orçamento é elaborado a partir de uma projeção financeira embasada no que deve acontecer com o mercado e com o segmento de atuação da empresa. Seu uso é como um plano, que abrange as operações anuais e formaliza o desempenho de funções e ações administrativas.

Por isso, ele deve ser continuamente revisado e ter os custos que entram conferidos. Desse modo, é possível identificar:

  • quanto a empresa possui de dinheiro em caixa;

  • quanto precisará gastar, incluindo custos fixos e variáveis;

  • quanto precisará receber para atingir as metas estabelecidas.

O orçamento da empresa também é útil para outros casos, como aqueles de pedidos de empréstimos, informação da situação financeira para os colaboradores e diminuição dos riscos devido à indicação de possibilidade de novos investimentos.

Tenha em mente que esse instrumento deve considerar informações macro — projeções para a inflação, previsão do Produto Interno Bruto (PIB), aquecimento na atividade industrial etc. — e microeconômicas — como média histórica de vendas, média móvel exponencial das transações por período, índice de envolvimento e mais.

Por isso, é indicado usar um software de gestão financeira, que reunirá os dados empresariais e fornecerá subsídios para a elaboração do orçamento. Em suma, essa ferramenta permite alinhar e ajustar expectativas e planos. Sua atualização deve ser mensal para identificar gargalos. Caso eles existam, torna-se mais simples solucioná-los.

Os benefícios do orçamento e seu peso na gestão

A adoção dessa ferramenta gera algumas vantagens para o planejamento empresarial.

Definição de metas claras e desafiadoras

Os objetivos e as metas determinam o caminho que deve ser seguido pelo empreendedor e por sua equipe. Por meio da colaboração de todos é possível obter a redução de custos e despesas, bem como potencializar oportunidades ainda inexploradas, seja em novos mercados ou em canais diferenciados de venda.

O orçamento contribui para esse processo porque envolve o gestor e todos os colaboradores. Assim, consegue-se saber exatamente quais são as necessidades de recursos e as possibilidades de negócios. É, portanto, uma relação de ganha-ganha.

Compartilhamento da responsabilidade

A gestão orçamentária descentraliza a responsabilidade pelo alcance de metas e objetivos. Há uma maior integração entre todos, com uma definição clara dos papéis existentes. Em suma, todos trabalham visando um bem comum.

Elaboração de uma base histórica de informações

Esse é um benefício de médio e longo prazos, já que o incremento do banco de dados ocorre com o passar do tempo. A partir disso se obtém informações relevantes sobre o comportamento de receitas e despesas, que permitem construir orçamentos mais precisos no futuro.

Obtenção de indicadores de desempenho acessíveis e simples

Os indicadores de desempenho identificam se a empresa caminha para o alcance dos objetivos. O orçamento facilita a coleta de dados pela comparação entre o planejado, o realizado e o histórico. Desse modo, torna-se possível analisar os gastos e confrontá-los com as metas mensais. Assim são obtidos insights relativos às melhorias necessárias.

Agilidade na identificação de desvios das metas

O orçamento traduz o plano estratégico da empresa em números. Os desvios vão ocorrer ao longo das etapas, mas precisam ser rapidamente identificados e tratados para evitar prejuízos maiores. O ideal é determinar o grau de tolerância desses erros e simular cenários possíveis. Com isso fica fácil criar planos de ação para agir quando necessário.

Aumento da transparência na gestão

O orçamento é um instrumento de gestão excelente para medir os esforços e detectar a maneira pela qual os objetivos podem ser alcançados. Essa medida leva a uma administração eficiente e transparente, pois as metas podem ser compartilhadas por todos.

De modo geral, elaborar o orçamento faz com que você pense sempre à frente. É possível determinar expectativas e fazer comparações com a performance anterior, além de permitir que os colaboradores empreguem esforços de maneira coordenada para atingir as metas.

7 principais passos para elaborar o orçamento empresarial

O conhecimento do conceito, dos benefícios e da importância dessa ferramenta leva à compreensão da melhor forma de criar e estruturar esse documento. Os dados vão depender do contexto em que sua empresa está inserida. No entanto, as etapas são as mesmas. Basta adaptá-las.

1. Diagnóstico da situação atual da empresa

O orçamento só pode ser elaborado se você tiver essa visão ampliada do negócio. Esse é o momento de conhecer sua realidade, seus problemas, suas limitações e suas oportunidades. Perceba que esse período é de aprendizado, e não uma perda de tempo. Por isso, empregue esforços para analisar as finanças e verifique os dados dos últimos 3 anos.

Colete o máximo de informações relevantes sobre sua empresa e avalie a evolução do negócio. Entre os pontos que devem ser identificados estão:

  • média de vendas dos anos anteriores;

  • lucro médio atingido;

  • gastos com tributação;

  • sazonalidades dos produtos e das vendas;

  • possíveis gastos ordinários.

Tenha em mente que esse diagnóstico se torna muito mais simples quando você conta com a ajuda da tecnologia. Um software de gestão financeira é o ideal, pois reúne todos os dados necessários.

2. Definição de prioridades, necessidades e possibilidades

O orçamento da empresa ajuda a simplificar as tomadas de decisão. No entanto, isso requer a definição de prioridades, necessidades e possibilidades.

As primeiras são as ações que você obrigatoriamente precisa fazer. Por exemplo: para um franqueado é prioritário pagar as taxas exigidas pela franqueadora, os débitos em aberto com fornecedores e outras possíveis contas existentes.

Por sua vez, as necessidades são itens extras, mas que precisam ser ajustados o mais rapidamente possível. É o caso, por exemplo, da contratação de um novo colaborador, do conserto de uma máquina que estragou etc.

Por fim, as possibilidades são investimentos que podem ser realizados no futuro. Para um franqueado pode ser a oportunidade de abrir uma nova unidade ou contratar mais pessoas e aumentar o estoque existente para tentar alavancar as vendas.

Tenha em mente que o principal objetivo é quitar as prioridades. Sempre que sobrar um pouco de dinheiro, busque sanar as necessidades. Além disso, economize o máximo possível para realizar as possibilidades.

3. Delimitação de metas para o futuro do negócio

Os objetivos são conquistas principais que serão alcançadas em um período mais longo. As metas são atingidas em menos tempo e ajudam a chegar ao propósito maior. O orçamento auxilia nesse processo ao utilizar a definição de metas como indicação do caminho a ser seguido.

O ideal é elaborá-las com o prazo de 1 ano para tomar decisões precisas, controlar receitas e evitar problemas financeiros com o passar do tempo. Lembre-se de que todas as metas devem ser passíveis de alcance e condizente com a realidade. Caso contrário, o resultado pode ser a desmotivação.

Por exemplo: se os dados históricos indicam que sua franquia vende 100 unidades por mês, é inviável aumentar a meta para 500 itens. Nesse caso, é melhor pensar em 150 ou 200 produtos. Já se o foco for o faturamento, pode ir de R$ 20 mil por mês para R$ 40 mil, dependendo do período de tempo, mas é inviável pensar em R$ 100 mil em um primeiro momento.

Aproveite esse momento para traçar estratégias e saber onde deseja chegar no próximo ano. Mantenha as metas sempre condizentes com a estrutura e os recursos disponíveis, e lembre-se de derivá-las do plano de negócios. Esse documento apresenta os objetivos gerais da organização e possibilita delinear objetivos coerentes.

4. Determinação dos investimentos necessários

Essa etapa é originada diretamente da definição de objetivos e metas. Afinal, é a partir desse processo que você percebe o que é necessário para fazer sua empresa crescer. Nesse sentido, o planejamento de investimentos possibilita delinear planos de contingência para resolver situações de crise e expandir de maneira saudável. Lembre-se de usar os demonstrativos financeiros para embasar sua decisão.

Por exemplo: como franqueado você pode definir que um investimento necessário é a abertura de outra unidade. Você já sabe quanto precisará desembolsar nesse processo e o capital de giro exigido para o começo até que se obtenha o retorno sobre o investimento.

5. Relacionamento entre todos os gastos fixos e variáveis

Uma boa análise financeira para o orçamento passa pela listagem de todos os gastos e sua categorização em fixos e variáveis. Os primeiros são aqueles que precisam ser pagos mensalmente, independentemente das vendas da sua unidade. Alguns exemplos são: aluguel, folha de pagamento dos colaboradores, internet, tributos, serviços contábeis etc.

Já os segundos são aqueles que precisam ser pagos somente quando são utilizados. É o caso, por exemplo, da compra de itens para o estoque, do consumo de energia elétrica, dos gastos com material de escritório, dos custos com transporte, com reformas e mais.

6. Projeção do resultado para o período

O orçamento exige a elaboração dessa previsão, com uma estimativa de receitas e despesas, provisão de capital de giro, projeção de crescimento e gastos com a aquisição de ferramentas e equipamentos. Uma dica interessante é montar um calendário com todas as etapas que devem ser cumpridas ao longo do ano. Desse modo é possível garantir a segurança financeira da empresa.

Nesse caso, também vale considerar o regime de caixa, que consiste no registro dos eventos no momento em que se consolidaram, não quando ocorreram. Em outras palavras, a previsão estará embasada no dinheiro que efetivamente entrou em caixa.

7. Monitoramento dos resultados

A elaboração do orçamento é insuficiente. Você pode montá-lo e deixar de segui-lo. Por isso, é fundamental acompanhar os dados mensalmente para saber se os resultados atingidos estão de acordo com o esperado. Perceba que nessa análise podem ser identificadas falhas que precisam ser corrigidas. Esse processo é imprescindível para evitar a falência do negócio, além de ajudar a detectar oportunidades que favorecem a competitividade.

Como monitorar as finanças e os resultados

Das 4 funções básicas do orçamento de empresas, duas delas são monitorar o progresso das ações e avaliar o desempenho. Essas medidas são necessárias porque nem sempre você conseguirá seguir o caminho estabelecido — e nesse momento será preciso fazer ajustes e controlar os diferentes elementos para evitar prejuízos às finanças.

O ideal é fazer esse controle a partir da comparação periódica da evolução dos resultados, considerando o que era esperado e o que foi efetivado. É nesse momento que você conseguirá aparar as arestas e fazer modificações condizentes com a realidade.

Assim, se a sua unidade franqueada atinge a meta muito rapidamente, é o momento de delinear outra que seja mais desafiadora. O contrário também é válido. Se você perceber que o que foi estabelecido é muito difícil e está servindo como elemento de desmotivação, faça uma correção. Esse processo é natural e previsto, pelo menos no início.

A questão é: como acompanhar o orçamento da sua empresa e os resultados obtidos? Esse procedimento pode ser realizado por meio de planilhas, papéis e, especialmente, do software de gestão financeira. Tenha em mente que adotar métodos eficientes, como o último exemplo citado, é imprescindível para simplificar a atividade e garantir um monitoramento mais preciso.

O mais interessante é que existem várias opções de sistemas no mercado, até mesmo direcionados especificamente para franquias. Por isso, é possível obter um ótimo custo-benefício em uma ferramenta que auxilia o controle gerencial e facilita a aplicação de tomada de decisões estratégicas.

A importância do planejamento financeiro

O monitoramento das finanças e dos resultados passa pela elaboração desse plano. Para uma empresa complexa, ele deve ser dividido por centros de custo e ter mais categorias. Para a sua unidade franqueada, pode ser algo mais simples.

De toda forma, é preciso analisar a Demonstração de Resultados do Exercício (DRE) de modo criterioso. Elimine despesas ainda relacionadas a planejamentos anteriores. Contabilize também a projeção da folha de pagamento para saber o quanto precisará desembolsar nos próximos meses.

Por fim, faça o planejamento de investimentos para projetar a aquisição de bens e produtos a partir da depreciação e de parcelas de pagamento que caibam no orçamento.

Perceba que, nesse cenário, um software de gestão financeira facilita a análise de performance, a elaboração de um plano de ação e o monitoramento de indicadores de desempenho.

Os KPIs da gestão financeira

Os indicadores-chave de desempenho mais importantes para a gestão financeira e análise do orçamento são:

Rentabilidade

Essas métricas mensuram o lucro da empresa a partir de determinado nível de ativos, vendas e capital empregado. Os mais comuns são:

  • faturamento bruto, que analisa quanto de dinheiro entrará em caixa. É calculado multiplicando o volume de vendas pelo preço unitário;

  • lucratividade, que indica se o negócio é rentável e permite a comparação entre empresas. É calculada dividindo o lucro líquido pelo faturamento x 100;

  • ticket médio, que é a média de valor adquirido por cliente. Pode ser calculado por venda, vendedor ou consumidor, dividindo o faturamento bruto pelo volume total de vendas;

  • margem operacional, que mensura a eficiência dos processos pela identificação de quanto restou da venda de produtos e serviços depois de abatidas todas as despesas, exceto o Imposto de Renda (IR). É calculada pela divisão entre o resultado operacional e a receita líquida;

  • EBITDA, que é o lucro antes de juros, impostos, depreciação e amortização. É calculado pela soma do lucro operacional, das depreciações e das amortizações;

  • margem líquida, que determina quanto sobrou de cada R$ 1 depois de pagas todas as despesas. É calculada pela divisão do lucro líquido pela receita líquida;

  • retorno sobre o patrimônio (ROE), que assinala a taxa de retorno do investimento dos sócios. É calculado pela divisão do lucro líquido pelo patrimônio líquido.

Estrutura e capital

Essa categoria de indicadores analisa o endividamento da empresa e sua capacidade de honrar seus compromissos. Entre eles estão:

  • margem de contribuição, que aponta quanto o lucro da venda refletirá no pagamento das despesas e dos custos fixos e seu potencial de gerar renda. É calculada pelo faturamento – (custos variáveis + despesas variáveis);

  • ponto de equilíbrio, que indica quanto precisa ser vendido para que despesas e receitas sejam iguais. É calculado pela divisão dos custos e das despesas fixas pelo índice da margem de contribuição;

  • cobertura de juros, que mede se a empresa gera renda suficiente para quitar suas dívidas, inclusive com juros. Calcula-se dividindo o lucro antes de juros e impostos pelas despesas com juros;

  • capital de giro, que é o valor necessário para manter as operações da empresa funcionando. É calculado subtraindo o ativo circulante do passivo circulante.

Vale a pena destacar que o capital de giro é indicado para as unidades franqueadas na Circular de Oferta de Franquia (COF).

Liquidez

Seu objetivo é verificar se a empresa possui valor suficiente para honrar seus compromissos. Os dados usados são exclusivamente do Balanço Patrimonial. O maior indicador é o de liquidez corrente, que assinala a quantia a ser recebida em curto prazo. O ideal é ter um resultado acima de 1. A fórmula é: ativo circulante dividido pelo passivo circulante.

Atividade

Esse tipo de indicador avalia a agilidade com que as contas são transformadas em venda ou caixa. Contempla:

  • giro de caixa, que é avaliado pelo índice de liquidez corrente, que, quando pequeno, indica que o giro é grande — isto é, o dinheiro recebido é rapidamente usado para financiar operações diárias;

  • giro de estoque, que avalia o desempenho desse setor para verificar sua qualidade quanto ao armazenamento de produtos. Pode ser calculado pelo valor do estoque. Fórmula: (valor inicial do estoque + valor final do estoque) / 2. Para empresas com mix pequeno de produtos, pode ser calculado da seguinte forma: (estoque inicial + estoque final) / 2.

Dicas de eficiência e como evitar erros

A elaboração e o acompanhamento do orçamento da sua empresa podem sofrer falhas. Por isso, existem algumas dicas para ser mais eficiente e, ao mesmo tempo, evitar erros.

Detalhe todas as fontes de renda

O planejamento orçamentário deve considerar investimentos, reservas e empréstimos, sempre verificando as especificidades de cada caso. Por exemplo: se você projetar um número X de vendas para determinado período, analise o valor mínimo e máximo dos intervalos de tempo anteriores.

Lembre-se ainda de avaliar a sazonalidade. Confira em quais meses há queda ou aumento nas vendas, porque tudo isso ajuda no seu orçamento.

Saiba quais são seus custos fixos e variáveis

Os custos fixos devem ser os menores possíveis porque precisam ser pagos independentemente das vendas realizadas. Liste ainda os variáveis, que sofrem essa flutuação e, por isso, têm um impacto menor nas finanças — afinal, são desembolsados somente quando você comercializa produtos e serviços.

Acrescente despesas únicas

Os gastos inesperados ou obrigatórios — como reformas, substituição de equipamentos, compra de móveis etc. — também devem ser adicionados ao orçamento. Faça essa projeção e evite desembolsar valores imprevistos, que oneram outros processos.

Centralize as informações

O software de gestão financeira novamente é indicado nesse caso, pois reúne todos os dados do negócio em um só lugar. A partir disso é possível gerar relatórios para embasar as tomadas de decisão, projetar a antecipação de gastos e os investimentos a serem realizados.

Conte com a ajuda dos colaboradores

Os funcionários devem ser incluídos na efetivação do orçamento, porque assim é possível saber quais são as necessidades reais e a capacidade de entrega da sua empresa. Além disso, essa medida gera um grande engajamento, que tende a facilitar o cumprimento do planejamento feito.

Perceba que o orçamento é mais do que um plano financeiro. Na realidade, é um processo estratégico que exige a comunicação com as diversas partes envolvidas.

Relacione o orçamento empresarial ao planejamento estratégico

Esse plano delineia as estratégias que direcionarão as ações do negócio para os próximos anos. Ao aliar o orçamento, você fortalece os dois documentos, já que as informações permitem traçar medidas mais condizentes com a realidade do negócio.

Fica evidente, então, que o orçamento empresarial é uma missão crítica para a sua franquia. Ele deve ser estabelecido para aumentar as suas chances de sucesso e garantir que seu negócio ganhe vantagem competitiva.

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Sobre o autor

Finanças 360°

Somos uma startup com a missão de facilitar o gerenciamento financeiro de pequenos e médios varejistas. Para isso, desenvolvemos um sistema de gestão financeira que faz conciliação automática de cartões, conciliação bancária, gerenciamento de contas a pagar e contas a receber, fluxo de caixa e DRE. Criamos esse blog com o intuito de compartilhar nossas experiências e fazer desse espaço um lugar de muita troca de conhecimentos.

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