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Tudo o que você precisa saber sobre a conciliação de boletos

Escrito por Finanças 360°

A conciliação de boletos é uma estratégia que lhe auxilia na gerência eficiente do seu negócio. Você, que é gestor do setor varejista, sabe como a movimentação de boletos bancários é grande e se faz necessária, uma vez que muitos consumidores têm deixado o cartão de crédito de lado.

Para fazer uma gestão de pagamentos eficiente na sua loja, a conciliação bancária evita surpresas contábeis, já que esse método identifica todas as entradas e saídas e, ainda, é benéfico para o controle do seu fluxo de caixa.

Considerando essas questões, preparamos este artigo com tudo o que você precisa saber para adotar a conciliação de boletos bancários no seu negócio. Confira!

O que é conciliação bancária?

A conciliação bancária é a prática de comparar o saldo da conta bancária com informações externas, ou seja, fazer a comparação entre a movimentação de banco e extratos externos que podem ser lançamentos ainda não realizados, pagamentos, parcelamentos, cheques e até mesmo juros.

Embora algumas operações demorem a ser efetivadas em conta, a conciliação reúne todas as informações externas com o saldo bancário. Assim, você consegue ter mais eficiência e assertividade na gestão financeira do seu negócio.

A conciliação bancária é muito importante para o total controle das movimentações das finanças da sua empresa, uma vez que com ela é possível entender detalhadamente os pagamentos, depósitos, recebimentos e demais processos de ordem financial.

Para lhe ajudar nessa tarefa, os bancos têm o costume de disponibilizar documentos que listam todas as informações acerca do pagamento de boletos. Quando for acessar esses arquivos, pode ser que você encontre termos como remessa e retorno, CNAB 240 e CNAB 480. Aprenda, a seguir, o que cada um quer dizer:

Remessa

Arquivos de remessa são aqueles que você envia para o banco para que o sistema da instituição possa interpretar as informações contidas em cada remessa. Resumindo, são arquivos que você envia para comunicar ao seu banco que alguma movimentação de cobrança ou pagamento necessário precisa ser efetuada. A emissão é normalmente feita pelo site do próprio banco.

Esses arquivos podem ser para dar baixa ou registrar a cobrança de boletos bancários, débito automático ou para efetuar o pagamento de impostos, folhas de pagamento e títulos. Cada documento enviado e processado pela instituição financeira originará um novo arquivo (retorno) como resultado e confirmação do processamento.

Para efetuar a leitura e envio, são utilizados dois layouts padronizados pela Febraban (Federação Brasileira de Bancos), o CNAB 240 e CNAB 400. Os boletos registrados precisam, indispensavelmente, desses arquivos de remessa.

Para isso, tal documento é processado no formato de extensão .REM, que permite que todas as informações sejam compiladas e lidas com uma aplicação única. Isso se faz necessário, porque os arquivos de remessa formam um conjunto de dados diferentes de inúmeros boletos,

Quando se usa um software para a conciliação, é gerado um lote com arquivos em grupo e, quando os bancos os recebem, a leitura dos dados é feita separadamente, ou seja, cada boleto é analisado individualmente.

Retorno

Retorno é o arquivo gerado após o processamento dos arquivos de remessa pelo sistema do banco. Como dissemos, é o resultado da leitura das informações enviadas. Esse retorno virá com o status da cobrança. É um arquivo fornecido com a extensão .RET e usado para facilitar a conciliação tanto de pagamentos quanto de recebimentos.

Por meio dele, os bancos fazem a comunicação dos pagamentos e de demais detalhes das operações para as empresas responsáveis. Quando é processado por sistemas próprios, é possível facilitar e agilizar esse processo. Para fins de segurança, os bancos detalham somente os valores da transação e não expõem nomes ou outros dados.

Para obter informações de valores individuais, é preciso fazer uma consulta nos relatórios, mediante o número do boleto liquidado, para que a conciliação seja realizada. Os arquivos de remessa automatizam esse trabalho.

CNAB 240 e CNAB 400

CNAB (Centro Nacional de Automação Bancária) é um sistema que fornece a troca de informações entre as empresas e os clientes com os bancos de maneira padronizada. O jeito mais comum de enviar e receber essas informações digitais é por meio do site do banco.

O órgão responsável por fiscalizar e padronizar o CNAB é a Febraban. Essa federação especifica o formato dos textos e das colunas no software para facilitar o entendimento e a leitura das informações.

Para isso, existem dois tipos de CNAB, o 240 e o 400. Esses padrões são utilizados para criar um formato para o envio e o recebimento das informações de remessa e retorno. O CNAB 240 é utilizado para arquivos que contêm um número alto de informações.

Visando manter a organização, nesse tipo, são reunidos até quatro segmentos, com 240 posições para cada um dos títulos dentro do mesmo documento. Nele, podem constar o agendamento de pagamento de contas, a custódia de cheques, as carteiras de cobrança simples e garantida, bem como a postagem de títulos para os correios.

Já o CNAB 400 é indicado para arquivos menores e com menos informações, pois, há uma limitação de 400 posições para cada registro. É muito utilizado para as carteiras simples e a carteira garantida, mas não inclui o serviço de correspondentes, como lotéricas e outras autorizadas.

É importante ressaltar que o CNAB, apesar de muito utilizado por bancos, não é de uso exclusivo desse tipo de instituição. Qualquer tipo de empresa pode adotar o uso para garantir a otimização, tanto de pagamentos quanto de cobranças.

Como funciona a conciliação de boletos?

Como dissemos, a conciliação é a prática de comparar as movimentações bancárias com as informações externas. Sendo assim, basicamente, a conciliação de boletos é o comparativo entre tudo o que foi vendido por boleto bancário e as operações de venda que estão registradas na sua loja.

É por meio desse procedimento que é feita a aprovação de todos os pedidos que foram realizados com a opção de pagamento em boleto bancário. Isso é realizado por meio do envio (upload) dos arquivos CNAB 240 ou CNAB 400, disponibilizados diariamente pelos bancos. O processo é resumido em seis principais acontecimentos:

  • a compra é concluída com a opção de boleto;
  • o pedido consta como “pagamento pendente”;
  • o pagamento do boleto é efetuado pelo cliente;
  • o banco faz o envio do arquivo para a sua loja;
  • você realiza a conciliação;
  • o pagamento segue para as etapas de entrega.

No entanto, quando se trata de um boleto registrado, a conciliação é feita de modo automático. Essa modalidade de pagamento é caracterizada quando um boleto é registrado e enviado previamente ao sistema do banco, identificando o CPF ou CNPJ do cliente que fará o pagamento e determinando um prazo para que seja efetuado. Além de permitir mais segurança com o acesso a todos os detalhes da compra, fica mais fácil saber se o consumidor pagou ou não o boleto.

Desde janeiro de 2018, não são mais usados boletos sem registro. Então, os boletos não registrados ficam proibidos e você não pode emiti-los na sua loja? Na verdade, não. A emissão desse documento sem o registro ainda poderá ser feita, porém, o cliente deverá ser informado que o pagamento somente terá validade se feito por ele no banco, e não on-line.

O que é a nova Plataforma de Cobrança?

Agora, em 2018, também entra em vigor a Nova Plataforma de Cobrança, que, embora tenha sido lançada em junho de 2017, teve uso prorrogado para o início deste ano. Segundo a Febraban, esse novo sistema de cobrança e compensação abre a possibilidade de pagamento de boletos, após a data de vencimento, em qualquer canal do banco. Além disso, os benefícios esperados são:    

  • mais segurança contra fraudes no pagamento dos boletos;    
  • redução de erros, como diferença de valores;    
  • fim da necessidade de gerar a segunda via dos boletos para pagamento;    
  • redução dos erros nos cálculos de multas e demais encargos em casos de atrasos nos pagamentos;    
  • melhores possibilidades de opções para os recebimentos.    

Segundo o Portal e-commerce Brasil, o boleto bancário é a forma preferida e mais utilizada pelos brasileiros para pagamentos. Muitos consumidores não têm acesso ao crédito ou têm deixado o cartão de lado. Isso se dá principalmente pelo medo de se enrolar em dívidas e pagar altas taxas de juros.

Como empreendedor do varejo, você sabe a importância de se alinhar às necessidades dos clientes e não dar espaço para a concorrência. Lojas que não disponibilizam pagamentos por boletos podem estar perdendo clientes e vendas importantes.

Além de facilitar a vida do seu consumidor, adotar a venda por boletos e a conciliação bancária pode lhe ajudar até mesmo na redução de custos do seu negócio. Essa é uma opção que carrega muitos benefícios, já que as taxas são menores que as do cartão de crédito. Assim, você terá como fidelizar clientes com descontos para pagamentos em boletos, já que o valor poderá ser recebido à vista.

Adotando o uso de boletos você evita, por exemplo, o chargeback, que é o cancelamento de uma compra que foi realizada com cartão de crédito ou débito. O uso de boletos bancários para pagamento também evita problemas restritivos de clientes com o cartão, como a falta de limite.

Qual é a importância da conciliação para as empresas?

A conciliação de boletos deve andar em conjunto com a sua gestão financeira. Se você tem dificuldades em manter o controle do seu fluxo de caixa, por exemplo, a conciliação torna esse trabalho mais fácil. Confira, a seguir, três bons motivos para começar a usar esse processo:

Auxilia no controle do fluxo de caixa

A conciliação de boletos lhe ajuda na melhoria da administração do seu fluxo de caixa, e a razão disso é em resultado ao acesso otimizado das informações. A conciliação permite que você tenha total conhecimento sobre os boletos que estão em aberto e aqueles em que o pagamento já foi efetuado e as datas e os valores que influenciam no funcionamento saudável do seu fluxo de caixa.

Mantém a atualização

Atualizar os processos financeiros do seu negócio é uma tarefa que demanda tempo, mas é extremamente necessária. Ter o hábito de avaliar e registrar os processos, as entradas e as saídas é essencial para a tomada de decisões e para ter total conhecimento do andamento da sua empresa, facilitando e proporcionando mais assertividade do controle contábil.

Otimiza o seu trabalho

Fazer a conciliação de boletos por meio de softwares otimiza o seu tempo no controle e visualização de saldos e pagamentos. Dessa forma, você terá todas as informações que precisa em um só sistema, sem a necessidade de fazer registros manuais ou armazenar pilhas de papéis. Imagine ter que conferir manualmente cada transação realizada por boleto na sua loja? Além da demora, há grandes chances de você cometer alguns erros.

Portanto, se você está na busca de estratégias para reduzir as falhas no monitoramento de vendas e finanças, a conciliação de boletos automática impede os erros que podem ser causados pelo controle humano.

O que é preciso para realizar a conciliação de boletos?

A conciliação de boletos é um processo imprescindível para evitar perdas e falta de controle contábil no seu negócio. Para fazer essa conciliação e não perder tempo confirmando se os seus clientes pagaram ou não os boletos, o indicado é que você use um sistema de gestão financeira para a conciliação.

Com softwares de conciliação bancária, todo o processo é feito de maneira automática. Para garantir mais segurança, é possível que você acesse todos os documentos que constam como abertos. Além disso, softwares específicos fazem a cobrança de títulos atrasados e a conciliação automática de boletos que já foram pagos e recebidos.

O nosso sistema, por exemplo, permite que você importe os arquivos de remessa dos boletos que foram gerados na sua loja e os envia para o banco, disponibilizando todas as informações de boletos em aberto para que seja visualizada a previsão do seu fluxo de caixa.

Quando o cliente efetuar o pagamento do boleto, você terá acesso ao arquivo de retorno e a liquidação será realizada automaticamente, na atualização do seu fluxo de caixa. O software também disponibiliza relatórios para fazer o acompanhamento do que está registrado diariamente como saldo aberto, pagamentos efetuados e inadimplência.

Assim como a conciliação de boletos, também é feita a conciliação de cartão, que é uma prática saudável para as finanças do seu negócio e aliada na hora de evitar perdas e ter mais controle de vendas, minimizando prejuízos financeiros. Para isso, esses sistemas executam quatro principais ações:    

  • Emissão dos boletos: o software para conciliação de boletos armazena todos os dados referentes à venda que foi realizada, otimizando a emissão do boleto;
  • Baixa  dos boletos: o sistema dá a baixa em todos os boletos de uma só vez para que você faça a conversação com o banco pelo envio dos arquivos de remessa e recebimento dos arquivos de retorno;         
  • Conferência: o software faz a conferência do saldo, permitindo que você faça o comparativo entre os pagamentos e os recebidos;  
  • Fechamento de período: permite e facilita a comparação entre o saldo do    software, para conciliação de boletos, e o extrato bancário, para a realização do fechamento de período. Isso permite ter mais acertos e segurança nos seus resultados financeiros.    

Por que automatizar a conciliação é uma ótima escolha?

É fato que as novas tecnologias e inovações auxiliam cada vez mais as nossas tarefas diárias. Atividades que, antes, deveriam ser feitas manualmente, uma a uma, e armazenadas em pilhas de papéis, pastas e arquivos, tornaram-se digitalizadas, mais rápidas e assertivas. Com a conciliação de boletos, isso não é diferente.

Principalmente para empresas do varejo, lojas e comércios que recebem muitos pedidos por pagamento em boleto, com ou sem registro, fazer a conciliação é uma tarefa diária na gestão de finanças, no controle do fluxo de caixa e na verificação de indicadores.

Quando todos os processos de remessa e retorno são feitos manualmente, torna-se um trabalho exaustivo, propenso a erros e muito demorado, o que gera falta de produtividade. A automatização da sua conciliação de boleto é um investimento muito benéfico para o seu negócio e, como dissemos, deverá ser realizada com o auxílio de um software.

Confira, a seguir, por que a automatização da conciliação é uma excelente escolha para a sua empresa e, consequentemente, para a sua gestão. Acompanhe:

Mais agilidade

Quanto mais ágeis forem a emissão de um boleto e a validação do pagamento, mais rápido você receberá. Para isso, é necessário que a cobrança seja imediata, logo após o cliente ter finalizado a compra.

Quando todo esse processo, que vai desde o pedido até o envio de remessa e o recebimento do retorno, é automatizado, o processamento ganha otimização. Isso torna a sua administração mais produtiva, simples e eficiente.

Redução de custos

Toda automação reduz algum tipo de custo empresarial. Com o uso de softwares para a conciliação de boletos, são eliminados gastos com trabalhos manuais, insumos de escritórios e até mesmo com mão de obra. Por isso, sempre deixamos claro que o uso de sistemas e automação de processos empresariais deve ser vista como um investimento.

Acesso a relatórios financeiros

Gerir uma empresa do setor varejista não é fácil. É muito comum encontrar dificuldades em fazer as conciliações e controlar, organizar e analisar os resultados financeiros para ter uma melhor visão do negócio.

A fim de acabar com as diferenças de informações e erros humanos nas conferências, adotar o uso de sistemas para a conciliação de boletos automática é essencial. O sistema disponibiliza relatórios frequentes para que você faça o acompanhando de todos os dados financeiros de vendas, pagamentos e recebimentos. Essa prática auxilia também na tomada de decisões e intervenções prévias em casos de suspeitas de fraudes ou divergências.

Melhor gestão do fluxo de caixa

A ocorrência de erros e desfalques em fluxos de caixa são mais recorrentes do que você imagina. Muitas empresas ainda utilizam somente planilhas para controle, mas esse recurso pode deixar um pouco a desejar, por não fornecer informações e opções detalhadas que podem prejudicar a gestão.

As projeções financeiras, por exemplo, podem apresentar informações incompletas e inconsistentes e, nesses casos, a automação e a utilização de softwares têm disponibilizado um serviço de dados mais completo. Com isso, é possível ter a visão completa das entradas e saídas de vendas por boleto e conhecimento sobre o que será lançado futuramente.

Diminuição da incidência de erros nas conferências

Como dissemos, a conferência manual e humana abre espaço para incorreções de verificação e de lançamento de dados. Para reduzir as falhas no seu controle de vendas com boletos, o uso de softwares específicos para conciliação permite que todas as conferências considerem as informações originais de fontes confiáveis, como os sistemas dos bancos, nos casos de arquivos de remessa e retorno.

Vale ressaltar que o mercado está cada vez mais competitivo, e não há espaço para empresas que não se destacam e não automatizam seus processos. É preciso se atualizar e deixar de lado os modelos arcaicos, que já caíram em desuso e não são mais uma necessidade.

A automatização de processos financeiros proporciona uma imagem de mais valor à sua empresa em comparação àquelas que ainda fazem controles manuais. Além de melhorar a performance de toda a sua gestão e da equipe de trabalho, a adoção de softwares, como o de conciliação de boletos, garante mais segurança no armazenamento de dados, rapidez e agilidade na resolução de problemas relacionados às vendas e redução de custos.

A conciliação de boletos é uma tarefa que deve ser feita se você disponibiliza os boletos bancários como forma de pagamento na sua loja. Para otimizar esse processo e torná-lo mais eficiente, a utilização de um sistema para conciliação é indispensável e se faz necessário se você quer evitar perdas e ter uma gestão completa e assertiva.

Viu como a conciliação por meio de um software específico é capaz de facilitar a rotina de um negócio? Que tal ter todos esses benefícios na sua empresa? Entre já em contato com a Finanças 360º, conheça o nosso sistema de conciliação de boletos e não passe horas tentando descobrir se os seus clientes pagaram em dia!

Sobre o autor

Finanças 360°

Somos uma startup com a missão de facilitar o gerenciamento financeiro de pequenos e médios varejistas. Para isso, desenvolvemos um sistema de gestão financeira que faz conciliação automática de cartões, conciliação bancária, gerenciamento de contas a pagar e contas a receber, fluxo de caixa e DRE. Criamos esse blog com o intuito de compartilhar nossas experiências e fazer desse espaço um lugar de muita troca de conhecimentos.

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